Accueillir un stagiaire dans l’entreprise

Stage en entreprise : qui pouvez-vous accueillir ?

Un stage, c’est quoi ? Un stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles qui mettent en œuvre les acquis de sa formation en vue de l’obtention d’un diplôme ou d’une certification (il s’intègre dans un cursus de formation d’au moins 200 heures minimum par année d’enseignement, période de stage non incluse). Voilà pourquoi il nous semble difficile de parler d’embauche pour un stagiaire, mais plutôt d’accueil, distinction sémantique qui mérite quelques explications.

Il ne faut pas se tromper d’objectifs ! Lorsque vous accueillez un stagiaire dans votre entreprise, vous devez définir, en accord avec son établissement d’enseignement, les missions que vous allez lui confier et les modalités pratiques de déroulement du stage. La finalité du stage, c’est de permettre au stagiaire de valider un cursus de formation et de mettre en pratique ses connaissances en milieu professionnel : si, de son côté, le stagiaire va, certes, effectuer des tâches pour l’entreprise, ce travail s’intègre dans un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, dans le but de faciliter le passage du monde de l’enseignement à celui de l’entreprise.

Attention aux stages « interdits ». Le stage ne doit pas être assimilé à un emploi en tant que tel. Voilà pourquoi vous ne pouvez pas faire appel à un stagiaire pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent. Vous ne pourrez pas utiliser les services d’un stagiaire pour remplacer un salarié absent ou licencié, pour faire face à un accroissement temporaire d’activité, voire pour occuper un emploi saisonnier.

Concrètement. Dès lors qu’un élève ou un étudiant est inscrit dans un établissement d’enseignement qui dispense une formation, vous pouvez, en accord avec son établissement, l’accueillir en stage : il pourra s’agir d’un étudiant en BTS, en IUT, en école de commerce, d’ingénieur ou de gestion, etc.

A noter, en ce qui concerne les annonces de stage. Si vous publiez une annonce de stage sur Internet, sur votre site Web par exemple, la Loi impose que l’offre de stage soit distinguée des offres d’emploi. Vous devez, en outre, en assurer le référencement spécifique dans les outils de recherche (cela vaut aussi – et surtout – pour les sites Internet spécialisés dans la diffusion d’offre d’emplois).

Stage en entreprise : aspects pratiques

Un formalisme à respecter. Le projet de stage doit faire l’objet d’une concertation entre vous, le futur stagiaire et l’établissement d’enseignement. A cet effet, vous devrez conclure une convention de stage, qui précisera les obligations, engagements et responsabilités des 3 intervenants. La convention devra obligatoirement mentionner, outre les coordonnées de l’entreprise, du stagiaire et de l’établissement d’enseignement, les éléments suivants :

• l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d’enseignement (ou par semestre d’enseignement selon les cas) ;
• le nom de l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le nom du tuteur dans l’entreprise d’accueil ;
• les compétences à acquérir ou à développer au cours du stage ;
• les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir ;
• les dates du stage (dates de début et de fin), ainsi que la durée totale prévue ;
• la dure hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’entreprise (et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou les jours fériés) ;
• les conditions d’encadrement et de suivi du stagiaire par le tuteur et l’enseignant référent ;
• le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de versement ;
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail, ainsi que, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
• les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'établissement d'enseignement et des congés et autorisations d'absence ;
• les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;
• les modalités de validation du stage ;
• la liste des avantages offerts par l'organisme d'accueil au stagiaire (notamment l'accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant, la prise en charge des frais de transport le cas échéant, l’accès aux activités sociales et culturelles, etc.) ;
• les clauses du règlement intérieur de l'organisme d'accueil qui sont applicables au stagiaire, le cas échéant ;
• les conditions de délivrance de l'attestation de stage.

     =>  Consultez la convention-type de stage

A noter. La convention doit être signée par le stagiaire (ou son représentant légal), les représentants de l’entreprise et de l’établissement d’enseignement, le tuteur et l’enseignant référent.

Un questions/réponses ? Notez que le gouvernement met à la disposition des stagiaires un questions-réponses afin de les informer sur les différents éléments inhérents au stage en entreprise : contenu de la convention de stage, rémunération, congés, tâches, horaires tenus. Vous pouvez le retrouver ici.

Attention. Consultez votre convention collective qui peut prévoir un montant minimum de gratification supérieur au minimum légal. Le montant de la gratification à verser au stagiaire s’apprécie sans tenir compte, le cas échéant, du remboursement de frais, des titres-restaurant et des frais de transport.

Une durée maximale. La durée du ou des stages effectués dans l’entreprise par un même stagiaire ne peut pas excéder 6 mois par année d’enseignement.

A noter. Pour apprécier la durée du stage, il faut tenir compte du temps de présence effective du stagiaire dans l’entreprise. Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, vaut 1 jour de stage et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, vaut 1 mois de stage. Un stage d’une durée maximale de 6 mois équivaut donc à 924 heures ou 132 jours.

Un nombre maximum de stagiaires. Il est prévu qu’une entreprise ne puisse pas accueillir autant de stagiaires qu’elle souhaite. Pour les conventions de stages conclues depuis le 29 octobre 2015, le nombre de stagiaires qui peuvent être accueillis simultanément (ou, plus exactement, dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile) ne peut excéder :

• 3 pour une entreprise employant moins de 20 salariés ;
• 15 % de son effectif pour une entreprise employant au moins 20 salariés.

Concrètement. Dans les entreprises composées de plusieurs établissements, il faut prendre en compte l’effectif de l’ensemble de l’entreprise et non simplement de l’établissement d’accueil : en effet, la Loi impose que ce quota de stagiaires ne s’applique qu’aux organismes ayant une personnalité morale propre (c’est-à-dire qui ont la capacité d’agir en justice).

Par exemple. Une entreprise de 18 salariés répartis sur 2 établissements ne pourra accueillir que 3 stagiaires qu’elle pourra éventuellement répartir sur les 2 établissements.

A noter. Si vous envisagez d’accueillir des jeunes en alternance (élèves du secondaire) qui doivent obligatoirement suivre des formations en entreprise (notamment dans le cadre d’enseignements conduisant à un diplôme technologique ou professionnel), sachez que ces seuils peuvent être relevés par l’académie jusqu’à :

• 5 stagiaires pour une entreprise employant moins de 30 salariés ;
• 20 % de son effectif pour une entreprise employant au moins 30 salariés.

Un « tuteur ». Vous devez désigner un responsable, dans l’entreprise, qui aura pour mission d’encadrer le stagiaire et d’assurer le lien avec l’établissement d’enseignement, ce qui nécessitera un minimum d’investissement, notamment en termes de temps, pour se consacrer pleinement à cette mission dans le cadre du déroulement du stage. De son côté, l’établissement doit désigner un enseignant référent qui sera responsable du suivi pédagogique du stage (ce dernier pouvant suivre 16 stagiaires au maximum simultanément).

Attention. Une même personne ne peut pas être désignée tuteur de plus de 3 stagiaires simultanément..

A noter. Le tuteur pourra percevoir une prime de tutorat (vérifiez vos accords collectifs sur ce point), mais uniquement s’il exerce effectivement ses fonctions de tuteur, c’est-à-dire s’il suit effectivement un ou plusieurs stagiaires.

Registre du personnel. Pensez à compléter le registre du personnel, en y mentionnant, dans une partie spécifique, les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’entreprise, les dates de début et de fin du stage, les nom et prénom du tuteur et le lieu de présence du stagiaire.

Une attestation de stage. Vous devez remettre au stagiaire une attestation qui doit mentionner la durée effective totale du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification qui lui a été versée, ainsi que la mention selon laquelle le stage peut être pris en compte pour le calcul des droits à la retraite (faculté de rachat de trimestres, dans la limite de 2 trimestres, ouverte au stage gratifié, sous réserve du versement d’une cotisation).

     =>  Consultez le modèle d’attestation de stage

En cas d’embauche à l’issue du stage. Vous pourriez être amené à embaucher le stagiaire à l’issue du stage. Il faut savoir, dans cette hypothèse (plus exactement en cas d'embauche dans l'entreprise dans les 3 mois suivant l'issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d'études) que la durée de ce stage est déduite de la période d'essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables. Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d'essai. En outre, si vous embauchez un stagiaire à l'issue d'un stage d'une durée supérieure à 2 mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté.

Stage en entreprise : utilisez le « rescrit stagiaires »

Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’adresser une demande précise et circonstanciée à l'autorité administrative pour connaître les modalités de prise en compte des effectifs servant de base au calcul du plafond de stagiaires autorisés. Celle-ci doit alors se prononcer de manière explicite.

Conséquence. Sa réponse engage l’administration mais elle ne s'applique qu'à l'organisme d'accueil demandeur (c’est-à-dire à l’employeur à l’origine du rescrit). Sa réponse lui est opposable pour l'avenir tant que la situation de fait exposée dans la demande, ou la législation au regard de laquelle la situation a été appréciée, n'ont pas été modifiées, ou jusqu'à ce que l’administration notifie à l’employeur une modification de son appréciation.

Contenu de la demande. Votre demande doit être adressée à la Direccte de la région dans laquelle est situé votre siège social, par tout moyen lui conférant date certaine. Elle doit comporter :

• votre nom ou votre raison sociale,
• votre adresse,
• les catégories de personnes que vous envisagez de prendre en compte en vue de la détermination de votre effectif pour apprécier le nombre maximal de stagiaires que vous pourrez accueillir.

Réponse de l’administration. La Direccte doit alors se prononcer de manière explicite, dans un délai de 3 mois à compter de la date de réception de la demande (ou des éléments complémentaires si la demande initiale était incomplète).

Rédiger le projet de réponse de l’administration ? A titre expérimental et jusqu’au 1er janvier 2021, vous pourrez joindre à votre demande un projet de prise de position formelle. Il s’agit d’un projet de réponse de l’administration que vous proposez, par lequel vous concluez à la prise en compte ou non, dans votre effectif, des catégories de personnes visées par le rescrit. L’absence de réponse de l’administration dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la demande complète vaut validation de la prise de position que vous avez proposée.