Que faut-il (obligatoirement) mentionner sur les factures ?

• les coordonnées complètes et les éléments d’identification de votre entreprise (la ville de rattachement pour l’inscription au registre du commerce et des sociétés, le numéro SIRET, le numéro SIREN et le code APE),
• le nom complet et l’adresse de votre client, l’adresse de facturation et l'adresse de livraison, si elles sont différentes de la domiciliation des parties ; il est toléré que l’adresse de l’acheteur mentionnée sur la facture soit celle de l’établissement secondaire avec lequel le vendeur est en relation et qui assure le règlement de la facture, et non pas l’adresse du siège social, à la condition que le nom ou la raison sociale mentionnés sur la facture correspondent à ceux de l’entreprise cliente,
• le numéro de bon de commande s’il en a été préalablement établi un pour l’acheteur,
• le cas échéant, l’adresse de livraison du bien ou de la marchandise ou de réalisation de la prestation (de services ou de travaux) si elle est différente de l’adresse du client,
• votre numéro individuel d'identification à la TVA attribué par l’administration, et sous lequel vous avez effectué l’opération facturée (une exception étant prévue pour les factures d’un montant inférieur à 150 € hors taxes),
• la date de délivrance de la facture (ou la date d'émission pour les factures transmises par voie électronique),
• un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue (la numérotation pouvant être établie par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de votre activité le justifient),
• pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, les éventuelles normes et critères techniques et autres mentions obligatoires,
• le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération,
• l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces 2 catégories d’opérations,
• tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération,
• la date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte dans la mesure où une telle date est déterminée et où elle est différente de la date d'émission de la facture,
• le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement,
• la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits » pour les prestataires ayant opté pour le paiement de la taxe d’après les débits,
• en cas d'exonération, la référence à la disposition pertinente du Code Général des Impôts ou à la disposition correspondante de la directive 2006/112 CE du 28 novembre 2006 ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération (une exception étant prévue pour les factures d’un montant inférieur à 150 € hors taxes),
• les conditions de règlement, et notamment les délais de paiement,
• le taux d’intérêt des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement (qui ne peut être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal),
• l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 € (cette dernière mention étant obligatoire pour les créances dont le délai de paiement commence à courir après le 1er janvier 2013),
• pour les artisans, les commerçants et les auto-entrepreneurs, l’assurance professionnelle obligatoire au titre de leur activité, les coordonnées de l’assureur, la couverture géographique du contrat (mentions qui doivent également figurer sur les devis),
• pour les artisans, la mention de l’organisme de qualification et le numéro de certification (dans le cadre de la labellisation RGE – Reconnu Garant de l’Environnement),
• pour les artisans du bâtiment et les professionnels de la construction, l’attestation d’assurance décennale qui doit, le cas échéant, être jointe au devis et à la facture.
• pour les artisans qui réalisent des travaux de rénovation, le cas échéant :
  • dans le cas de travaux éligibles au crédit d’impôt pour la transition énergétique, la date de la visite du logement (qui doit être préalable à l’établissement du devis) ;
  • mention de la surface en m² des parois opaques (obligatoire en cas de travaux liés à l’isolation thermique), des équipements de production d’énergie (obligatoire en cas de vente et pose de panneaux solaires),
  • mention de l’entreprise de réseau de chaleur et des énergies utilisées pour l’alimentation du réseau de chaleur (obligatoire en cas de vente et pose d’équipements de raccordement à un réseau de chaleur),
• pour les artisans qui recourent à la sous-traitance : coordonnées du sous-traitant et mention de son organisme de qualification et de son numéro de certification (dans le cadre de la labellisation RGE – Reconnu Garant de l’Environnement).

Focus sur l’indemnité forfaitaire. La Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) a publié, sous forme de questions / réponses, des précisions sur l’indemnité forfaitaire pour retard de paiement, dont nous vous livrons ici un résumé :

• la mention de cette indemnité forfaitaire est obligatoire sur les factures (ainsi que sur vos conditions générales de vente) depuis le 1er janvier 2013 ;
• elle ne concerne toutefois que les entreprises dans le cadre de leurs relations commerciales (elle ne vaut que pour les activités soumises au Code de Commerce) ;
• la mention doit préciser le montant de 40 €, le simple renvoi au texte du Décret qui fixe ce montant n’est pas suffisant ;
• si vos frais de recouvrement sont d’un montant supérieurs à 40 €, vous pouvez demander une indemnité complémentaire sur justificatifs ; le montant de cette dernière n’a pas à être mentionné sur la facture ;
• il n’existe pas de formule-type, l’essentiel étant que la formulation adoptée indique sans ambiguïté l’objet de l’indemnité et son montant : vous pourriez par exemple indiquer : « En cas de retard de paiement, une pénalité égale à X fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant minimum de 40 €, seront exigibles (articles L 441-3 et L 441-6 du Code Commerce) ».

Des mesures particulières… D’autres mentions peuvent figurer sur les factures :

• si vous bénéficiez du régime de la franchise en base de TVA, vous devez le préciser sur la facture par la formule
  suivante : « TVA non applicable – Article 293 B du CGI » ;
• si vous êtes prestataire de services et que vous avez opté pour le paiement de la TVA sur les débits, il est recommandé (mais non obligatoire) de le préciser sur vos factures pour attirer l’attention de vos clients sur cette option (qui leur permettra de déduire la TVA facturée avant même de s’en acquitter auprès de vous) ;
• en qualité d’entrepreneur de travaux immobiliers, vous pouvez opter pour le paiement de la TVA sur les livraisons, option qu'il est, là encore, recommandé (mais non obligatoire) de faire figurer sur vos factures pour la bonne information de vos clients ;
• si vous êtes adhérent d’un centre de gestion agréé, vous devez indiquer sur vos factures la mention suivante : « acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale » ;
• dans le cas des ventes à distance, vous devez également indiquer l’existence d’un délai de rétractation de 14 jours et ses modalités d’application.

Des mentions spéciales. Dans certaines hypothèses, il faut également préciser les mentions suivantes :

• en cas d’application du régime spécifique aux agences de voyages, la facture doit comporter la mention « Régime particulier – Agences de voyage » ;
• en cas d’application du régime de la marge qui s’applique aux opérations de négoce de biens d’occasion, d’objets d’art ou d’antiquité, il faut préciser, selon les cas, « Régime particulier – Biens d’occasion », « Régime particulier – Objets d’art » ou « Régime particulier – Objet de collection et d’antiquité » ;
• si vous bénéficiez d’un régime d’autoliquidation, votre facture doit comporter la mention « Autoliquidation » ;
• si vous recourez au système de l’autofacturation, c’est-à-dire que vous émettez la facture à la place du fournisseur ou du prestataire, la facture doit comporter la mention « Autofacturation ».

Pour les opérations intracommunautaires. Des mesures particulières sont prévues pour certaines opérations intracommunautaires, qui ont notamment pour objet de justifier de l’application d’un régime d’exonération ou de taxation spécifique (et notamment l’indication du numéro d’identification à la TVA du preneur ou de l’acquéreur).

Attention. N’oubliez pas qu’à partir du moment où vous mentionnez de la TVA sur vos factures, même par erreur, vous en serez redevable !

Exemple. Un vendeur de voitures d’occasion spécialisé dans la livraison intracommunautaire facturait ses clients en mentionnant l’application du régime de la TVA sur marge. Se rendant compte qu’il pouvait bénéficier d’une exonération de TVA, il n’a pas reversé les sommes collectées. Suite à un contrôle fiscal, l’administration a réclamé le versement de cette TVA facturée, ce que le juge a confirmé : à partir du moment où la TVA est facturée, elle est due.

Sanctions. Les manquements aux règles de facturation sont sanctionnés par le paiement d’une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une société. C’est la DGCCRF qui est compétente pour prononcer cette amende. En cas de récidive, ces mêmes amendes seront respectivement fixées à 150 000 € et 750 0000 €.

Vérifiez vos factures fournisseurs

Une importance essentielle ! La facture constitue une pièce justificative essentielle de votre comptabilité, pour deux raisons principales : elle valide la déduction fiscale de la charge et la récupération de la TVA qui y est mentionnée.

Pour le calcul de l’impôt sur les bénéfices. La facture servira de support à la justification de la charge pour l’entreprise, pour le calcul du résultat imposable. Parce qu’elle indique la nature précise du bien ou de la marchandise achetée ou de la prestation reçue, elle constituera un élément de preuve pour valider la déduction fiscale de la dépense. Parce qu’elle mentionne expressément les coordonnées du destinataire (en l’occurrence, les vôtres !), elle justifie l’engagement de cette dépense dans l’intérêt de votre entreprise.

Pour la déduction de la TVA. La facture permettra de justifier du montant de votre TVA déductible : il faut ici rappeler que la facture constitue, en effet, un document indispensable puisqu’elle justifie formellement l’existence d’une créance que l’entreprise va détenir sur le Trésor. Si la facture est erronée (elle ne contient pas toutes les mentions requises), votre droit à déduction de la TVA peut être remis en cause.

Exemple 1. L’administration a refusé à un professionnel le droit de récupérer la TVA sur ses factures fournisseurs au motif que l’adresse mentionnée sur ces dernières correspondait à un siège social servant de simple « boîte aux lettres ». L’administration estime que pour pouvoir bénéficier d’un droit à déduction, la facture doit mentionner comme adresse, pour le fournisseur, celle du lieu où il exerce effectivement son activité. Pas pour le juge, qui lui rappelle que l’adresse mentionnée sur la facture peut parfaitement être celle du siège social. Ainsi, le professionnel est parfaitement en droit de récupérer la TVA payée.

Exemple 2. L’administration fiscale française a rejeté une demande de remboursement de TVA déposée par une société américaine, au motif que les factures produites sont exclusivement libellées en dollars américains et qu’elle n’est pas en mesure de vérifier le taux de change utilisé. À cette occasion, elle rappelle que pour bénéficier d’un remboursement de TVA, la société aurait dû produire des factures comportant un montant de TVA à payer libellé en euros.

Saisi d’une contestation, le juge précise qu’en principe, le fait que les factures soient libellées dans une devise étrangère n’est pas, en soi, un motif permettant à l’administration de rejeter la demande de remboursement. Mais cela suppose toutefois que la société puisse justifier du taux de change utilisé, ce qu’elle a fait en produisant un tableau de conversion.

Conseils. Vérifiez et validez systématiquement les factures de vos fournisseurs. Au besoin, sollicitez auprès de votre fournisseur une facture dûment corrigée, pour éviter tout risque de requalification fiscale.

Par voie de conséquence… Non seulement il faut veiller à ce que les factures contiennent l’ensemble des mentions requises, pour les besoins de vos justifications tant en matière d’impôt sur les bénéfices que de TVA, mais aussi, vous devez conserver ces factures pendant un certain temps : en matière fiscale, la règle veut que ces factures soient conservées pendant au moins 6 ans. Mais, s’agissant d’un document comptable, conservez-les pendant au moins 10 ans comme l’impose le Code de Commerce.