Frais d’entreprise = frais professionnels ?

Les frais d’entreprise, c’est fini !

Pour mémoire, jusqu’à présent, 2 sortes de frais étaient susceptibles d’être engagés par les salariés d’une entreprise, à savoir les frais professionnels et les frais dits d’entreprise :

• les frais professionnels correspondent à des frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, pour l’accomplissement de sa mission ;
• les frais d’entreprise, ayant un caractère exceptionnel, ne sont pas liés à l’exercice de la profession du salarié, mais relèvent de l’activité même de l’entreprise.

Une entreprise doit procéder à un remboursement de ces frais dès lors qu’un salarié doit en faire l’avance. Les frais qu’un salarié justifie avoir exposé dans le cadre de son travail doivent ainsi être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.

Les dépenses effectuées par un salarié au titre de ce type de frais sont exonérées de cotisations sociales :

• si ces frais sont engagés pour les besoins de l’entreprise et/ou de l’activité professionnelle du salarié ;
• si ces dépenses sont justifiées : l’employeur doit établir que ces frais ont été effectivement engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

L’administration sociale, depuis le 1er avril 2021, ne prend plus en compte la notion de frais d’entreprise, qui sont désormais qualifiés de frais professionnels.

Ce n’est pas pour autant que les éléments qui étaient considérés comme des frais d’entreprise ont disparus, il s’agit là d’un simple changement de dénomination.

L’administration sociale parle ainsi désormais de frais professionnels au titre des dépenses exceptionnelles effectuées en dehors de l’exercice de la profession du salarié. Sont ainsi visés :

• les frais exposés à titre exceptionnel pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l’entreprise ;
• les cadeaux offerts à la clientèle ;
• les dépenses engagées dans le cadre de la participation du salarié à une manifestation organisée à titre exceptionnel par son employeur ;
• etc.

Ces derniers demeurent par conséquent, en principe ; toujours exonérés de toutes cotisations sociales.

Néanmoins, l’exonération des dépenses exceptionnelles engagées par le salarié n’est, désormais, plus automatique, notamment en présence d’une déduction forfaitaire spécifique appliquée par l’employeur.

Pour rappel, certaines professions devant faire face à des frais professionnels bien plus importants que d’autres, les employeurs peuvent être autorisés à appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) sur les cotisations sociales, dont le taux dépend de la profession exercée par le salarié. Ce dispositif permet alors de réduire la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale du salarié.

Dans cette hypothèse, les sommes remboursées à titre de frais professionnels qui bénéficient à un salarié pour lequel l’employeur applique une déduction forfaitaire spécifique sont alors soumises aux cotisations sociales.