Contrôle fiscal : le vérificateur peut-il emporter vos documents comptables ?

Contrôle fiscal de l’entreprise : les documents concernés

Un avis de vérification. Un contrôle fiscal suppose au préalable, d’une manière générale, l’envoi ou la remise d’un avis de vérification de comptabilité qui, tout en vous avertissant d’un prochain contrôle fiscal (et c’est notamment là son but premier), doit vous indiquer les années sur lesquelles il va porter et la faculté pour l’entreprise de se faire assister du conseil de son choix. En règle générale également, le vérificateur demandera que lui soit préparé un certain nombre de documents qui seront mis à sa disposition dans le cadre du contrôle. Lesquels ?

Une obligation pour l’entreprise. Il faut rappeler que les entreprises ont l’obligation de tenir une comptabilité, l’étendue de cette obligation étant plus ou moins large selon la taille de l’entreprise et le régime d’imposition auquel elle est soumise. Il est donc légitimement prévu et prescrit que vous êtes dans l’obligation de présenter, sur demande de l’administration fiscale, tous les documents comptables qui sont de nature à justifier l’exactitude des résultats qui sont indiqués dans vos déclarations.

Présenter vos documents comptables… Concrètement, cela signifie que, sur demande du vérificateur, vous êtes dans l’obligation de lui présenter les documents comptables (livre-journal, grand-livre, balances, inventaires, etc.), les pièces de recettes (factures clients), les pièces justificatives des dépenses (factures fournisseurs notamment), les factures se rapportant à vos immobilisations (qui serviront au contrôle des amortissements comptabilisés et déduits), les relevés bancaires du compte professionnel de l’entreprise, etc. Les grandes entreprises ont l’obligation de présenter leur comptabilité analytique et, le cas échéant, leurs comptes consolidés lors d’une vérification de comptabilité.

A noter. Le livre d’inventaire ne figure plus au titre des documents obligatoires pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016.

… mais pas seulement. Vous serez aussi dans l’obligation de lui présenter d’autres documents, comme, par exemple :

• le dossier juridique de l’entreprise par exemple : les statuts de la société, les différents registres dont la tenue est obligatoire (registre des procès-verbaux des assemblées générales, du conseil d’administration le cas échéant, registre des mouvements de titres, etc.) ;
• les rapports de gestion ;
• les rapports de vos commissaires aux comptes, le cas échéant ;
• les contrats que l’entreprise peut être amenée à conclure dans le cadre de son exploitation : bail commercial, contrat de franchise, contrats de ventes, bons de commandes, etc.

Attention. Il faut rappeler que l'absence ou l'insuffisance de pièces justificatives peut conduire un vérificateur à mettre en doute la valeur probante de votre comptabilité. Par ailleurs, pour votre information, le défaut ou le refus de présenter la comptabilité de l’entreprise peut caractériser une opposition à contrôle fiscal (sanctionnée par une évaluation d’office des bases d’imposition et une majoration de 100 % des redressements fiscaux).

Contrôle fiscal de l’entreprise : l’emport des documents

La question du lieu du contrôle. La question de l’emport des documents comptables par le vérificateur pose, en filigrane, la question du lieu où va se dérouler la vérification de comptabilité. La vérification doit avoir lieu là où se trouve la comptabilité : c’est pourquoi, par principe, le vérificateur va se déplacer dans l’entreprise (au siège ou au lieu du principal établissement) pour effectuer ses opérations de contrôle, voire effectuer son contrôle chez votre expert-comptable (si votre comptabilité est conservée et centralisée chez lui, si vous n’avez pas de place dans vos locaux, etc.).

Dans les locaux de l’administration ? Exceptionnellement, le vérificateur peut faire son contrôle directement à son bureau. Mais cette possibilité est strictement encadrée, puisqu’elle suppose qu’il emporte avec lui les documents nécessaires à l’accomplissement du contrôle.

Attention. Pour que le vérificateur puisse emporter les documents originaux de l’entreprise à son bureau, il faut que ce soit vous qui en fassiez la demande ! Il faut savoir qu’un simple accord de votre part n’est pas valable : il a, ainsi, été jugé qu’un courrier, en pratique rédigé par le vérificateur, énumérant les documents emportés et faisant état de la demande qu’aurait formulée le dirigeant de l’entreprise, ne suffit pas, par lui-même, à établir l’existence de cette demande, bien que ce courrier ait été contresigné par le dirigeant et mentionne son accord.

En pratique. Cette demande, par principe écrite, doit préciser que vous avez été averti que la vérification devait normalement se dérouler dans les locaux de l’entreprise. Le vérificateur doit vous remettre un reçu, signé par lui et vous-même, qui doit détailler, avec précision, la liste et la nature des documents emportés.

Par la suite. Les documents emportés par le vérificateur doivent être restitués à l’entreprise en intégralité. En pratique, le vérificateur vous fera signer une décharge attestant qu’il a effectivement restitué l’intégralité des documents emportés. Cette restitution doit être faite avant la clôture de la vérification, ceci afin de vous permettre de discuter des premiers résultats du contrôle, avant toute proposition de rectifications fiscales. Cette restitution doit donc être faite, en pratique, avant la dernière intervention du vérificateur.

Au cas où… Si le vérificateur ne restitue pas l’intégralité des documents emportés, vous pourriez faire valoir que vous avez été privé d’un débat oral et contradictoire.

Une conséquence. Le non-respect des conditions liées à l’emport des documents originaux entraîne l’irrégularité de la procédure, et donc la nullité des rectifications éventuelles.

Quelques conseils. Voici quelques conseils à noter à ce sujet :

• dans tous les cas, il est impératif que le vérificateur respecte vos garanties : notamment, il faut veiller à ce que vous ne soyez pas privé d’un débat oral et contradictoire avec lui, de manière à pouvoir être en mesure de discuter des éventuelles rectifications fiscales envisagées (à défaut, la procédure serait irrégulière, mais il faut tout de même relever que la preuve d’un défaut de débat oral et contradictoire est, en pratique, difficile à rapporter) ;
• faites un inventaire précis des documents emportés et restitués par le vérificateur, pour vous assurer que des documents ne restent pas en sa possession (auquel cas vous pourriez soulever cet argument pour faire annuler le contrôle) ;
• la restitution de vos documents par le vérificateur doit être faite avant sa dernière intervention sur place : si vous bénéficiez de la garantie liée à la limitation dans le temps à 3 mois de la durée de la vérification, cette restitution doit donc être effective à l’expiration du délai de 3 mois.

Focus sur le contrôle des comptabilités informatisées. De plus en plus d’entreprises tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés. Dans le cadre de ce type de contrôle, l’administration sera amenée à réaliser des traitements informatiques. Il vous appartient de choisir la méthode de mise en œuvre de ces traitements informatiques demandés par l'administration, parmi les options suivantes :

• soit vous autorisez l'administration à effectuer le contrôle sur le matériel de l'entreprise ;
• soit vous décidez d'effectuer vous-même le traitement informatique et, dans ce cas, le vérificateur vous précise par écrit les travaux à réaliser ainsi que le délai accordé pour les effectuer ;
• soit vous demandez que le contrôle ne soit pas effectué sur le matériel de l'entreprise : dans ce cas, vous devez mettre à la disposition de l'administration les copies des documents, données et traitements soumis au contrôle.

Conséquence. Si vous choisissez la 3ème solution, et acceptez que le contrôle ne se fasse pas sur le matériel de l'entreprise, vous devez mettre à la disposition du vérificateur les copies des documents, données et traitements demandés par celui-ci pour mener à bien la vérification. Les moyens mis en œuvre par le vérificateur pour exploiter ces copies et procéder au contrôle des éléments de la déclaration doivent être portés à votre connaissance dans le cadre du débat oral et contradictoire. Au plus tard avant la mise en recouvrement, les copies sont restituées au contribuable.

A noter. Il a, à cet égard, été précisé que des impressions sur papier de documents numériques ne sont pas des documents comptables originaux, seuls concernés par le formalisme que l’administration doit obligatoirement observer si elle emporte des documents comptables.