Copropriété : contrôler l’activité du syndic

Contrôle du syndic : le rôle du conseil syndical

Un contrôle. L’administration de l’immeuble et la gestion de la copropriété par le syndic sont contrôlées par le conseil syndical, dont c’est même l’une des tâches essentielles. Pour ce faire, il dispose d’un certain nombre de prérogatives.

Des prérogatives. Le conseil syndical peut réclamer au syndic, à tout moment, l’accès aux factures, registres et autres documents relatifs à la copropriété (il peut faire une copie de ces documents). Ce contrôle doit avoir lieu au minimum une fois par an, avant l’assemblée appelée à approuver les comptes de l’exercice écoulé.

Le point sur le budget. Il incombe aux membres du conseil syndical de participer activement à la préparation du budget prévisionnel avec le syndic, ainsi qu’à celle du budget spécial dévolu aux travaux et opérations exceptionnelles.

Le point sur les dépenses. Le conseil syndical vérifiera le montant des factures, contrôlera leur adéquation avec les devis et prestations demandées, s’assurera que les travaux réalisés ont bien été autorisés par l’assemblée générale et qu’ils ont été effectués aux dates et aux conditions prévues. Il s’assurera également que les sommes réclamées ont bien été acquittées et que la répartition des dépenses entre les copropriétaires a été correctement effectuée.

Le point sur les travaux. En ce qui concerne les grosses dépenses, le syndic doit demander l’avis du conseil syndical, dès que leur montant dépasse celui arrêté en assemblée générale. Cet avis doit être ensuite transmis aux copropriétaires.

Tout au long de l’année… Il est également nécessaire que le conseil syndical surveille quotidiennement la bonne exécution des budgets votés. Par exemple, il doit suivre la réalisation des travaux, veiller au respect de l’échéancier des appels de fonds relatifs à ces travaux et contrôler les dates de début et de fin de chantier afin d’éviter les dépassements de devis ou de délais.

Des avis extérieurs. Pour mener à bien leur mission, les conseillers syndicaux peuvent demander l’avis de personnes de leur choix (ce qui arrive souvent) : un copropriétaire dont l’expérience présente une utilité particulière, ou un professionnel capable d’aider à résoudre une difficulté technique (avocat, expert-comptable, architecte, etc.).

Contrôle du syndic : les droits des copropriétaires

Principe. Alors que le conseil syndical peut accéder à tout moment à l’ensemble des documents comptables de la copropriété, il n’en va pas de même pour les copropriétaires : la loi ne leur accorde ce droit qu’une fois par an, pendant le délai s’écoulant entre la convocation à l’assemblée générale appelée à examiner les comptes de l’exercice écoulé et sa tenue (21 jours au minimum).

Concrètement. Les principaux justificatifs de charges que le syndic doit tenir à disposition des copropriétaires sont les factures, les contrats de fourniture et d’exploitation en cours (et leurs avenants le cas échéant) passés par le syndicat des copropriétaires, la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges.

A noter. Le syndic doit obligatoirement présenter les documents originaux, comportant les références du syndicat et l’adresse de l’immeuble ; il doit également tenir à la disposition des copropriétaires une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.

Attention. Les modalités de consultation doivent être rappelées dans la convocation adressée aux copropriétaires. L’assemblée générale peut ainsi décider que la consultation aura lieu le jour où le syndic reçoit les membres du conseil syndical pour examiner les pièces justificatives. Dans ce cas, tout copropriétaire peut se joindre au conseil syndical et participer à la réunion. Les copropriétaires ayant voté contre ce mode de consultation peuvent consulter les pièces le même jour, mais individuellement, sans le conseil syndical.

Contrôle du syndic : le quitus de l’assemblée générale

De quoi s’agit-il ? L’assemblée générale réunie pour approuver les comptes est aussi appelée à donner « quitus » au syndic. Il s’agit de deux décisions différentes qui doivent faire l’objet de deux votes distincts (à la majorité simple).

Attention. Le quitus donné au syndic n’est pas simplement la ratification de sa gestion financière de la copropriété, mais de l’ensemble des actes effectués au cours de son mandat et dont les copropriétaires ont eu connaissance. Le quitus le libère de toute responsabilité vis-à-vis de la copropriété car il couvre ses éventuelles fautes de gestion. Il devient dès lors impossible de le poursuivre en justice, sauf pour des faits qu’il aurait volontairement dissimulés, ce qui est difficile à prouver.

A noter. Le refus de donner quitus n’entraîne pas la révocation du syndic. Les copropriétaires qui veulent révoquer le syndic doivent le faire par un vote exprès à la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents). De la même façon, le vote du quitus ne vaut pas reconduction automatique de son mandat : là encore, il faut un vote à la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents).