Déclaration de confidentialité des comptes annuels : pourquoi et comment la réaliser ?

Confidentialité des comptes annuels : c’est quoi ?

Comptes sociaux : rappel. Toute entreprise est tenue d’établir, approuver puis déposer ses comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.

Dépôt = publication. À la réception du dépôt des comptes, le greffe fait publier un avis au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) qui mentionne l’accomplissement de cette formalité. Dès lors, les comptes deviennent publics, et peuvent être consultés par tous.

Une publication obligatoire ? Si la publication des comptes sociaux est la règle, il est toutefois possible, pour certaines entreprises, d’effectuer une déclaration de confidentialité de leurs comptes, ce qui leur permet, comme son nom l’indique, de déposer ceux-ci de manière confidentielle. Le but est simple : éviter que ces comptes (ou du moins, une partie d’entre eux) ne soient rendus publics.

L’intérêt de la confidentialité des comptes annuels. Conserver la confidentialité de ses comptes sociaux peut permettre à une entreprise de préserver la relation de confiance entretenue avec ses fournisseurs et ses clients : en évitant de publier ses comptes, notamment lorsqu’ils sont négatifs, l’entreprise évite de fragiliser les relations commerciales entretenue avec ses interlocuteurs.

À noter. Les comptes qui ont fait l’objet d’une déclaration de confidentialité demeurent consultables par les autorités judiciaires et administrative, ainsi que par la Banque de France.

Confidentialité des comptes annuels : pour qui ?

Option de confidentialité : qui en bénéficie ? Sous réserve de certaines exceptions, les entreprises qui peuvent opter pour la confidentialité de leurs comptes sociaux sont :

• les micro-entreprises ;
• les petites entreprises ;
• les moyennes entreprises.

Pour les micro-entreprises. Les micro-entreprises qui peuvent bénéficier de la confidentialité de leurs comptes annuels sont celles qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants :

• un total de bilan de plus de 350 000 € ;
• un chiffre d’affaires net de plus de 700 000 € ;
• un effectif salarié de plus de 10 salariés.

Pour les petites entreprises : une confidentialité limitée. Les petites entreprises qui peuvent opter pour la confidentialité de leur compte de résultat (et uniquement celui-ci) sont celles qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants :

• un total de bilan de plus de 6 M€ ;
• un chiffre d’affaires net de plus de 12 M€ ;
• un effectif salarié de plus de 50 salariés.

Pour les moyennes entreprises : une confidentialité limitée (bis). Les moyennes entreprises peuvent demander que ne soit rendue publique qu'une présentation simplifiée de leur bilan et de ses annexes.

Moyennes entreprises : rappels. Les entreprises considérées comme « moyennes » sont celles qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants :

• un total de bilan de plus de 20 M€ ;
• un chiffre d’affaires net de plus de 40 M€ ;
• un effectif salarié de plus de 250 salariés.

Une précision pour les petites et moyennes entreprises. Les documents rendus publics des petites et moyennes entreprises ayant opté pour la confidentialité du dépôt de leurs comptes ne sont pas accompagnés du rapport du commissaire aux comptes, si elles en ont désigné un. Toutefois, ces documents doivent comporter une mention précisant si le CAC a certifié les comptes :

• sans réserve ;
• avec réserve(s) ;
• s’il a refusé de les certifier ;
• s’il a été dans l’incapacité de les certifier ;
• ou si son rapport fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle il a souhaité attirer spécialement l’attention (sans pour autant assortir sa certification de réserves).

Gare aux exclusions ! Certaines entreprises ne peuvent pas opter pour la confidentialité de leurs comptes annuels. Il s’agit :

• des petites et moyennes entreprises appartenant à un groupe de sociétés ;
• des établissements de crédit et sociétés de financement ;
• des entreprises d'assurance et de réassurance, fonds de retraite et mutuelles ;
• des sociétés cotées sur un marché réglementé ;
• des micro-entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (appelées sociétés « holding ») ;
• des entités faisant appel à la générosité publique.

Confidentialité des comptes annuels : comment ?

Une déclaration sur modèle. Toute entreprise qui souhaite opter pour la confidentialité de ses comptes annuels doit le faire en suivant un modèle-type propre à la catégorie d’entreprises à laquelle elle appartient (micro, petite ou moyenne entreprise).

Contenu de la déclaration de confidentialité. Quelle que soit la taille de l’entreprise concernée, le contenu de la déclaration de confidentialité se décompose en trois parties :

• la première partie concerne le déclarant : elle comprend sa dénomination ou raison sociale, le numéro RCS et l’identité / qualité du représentant légal de la société ;
• la seconde partie concerne l’objet de la déclaration, à savoir la demande de la non-publication des comptes annuels ou du compte de résultat ;
• la troisième partie concerne l’engagement du déclarant, qui comprend l’attestation sur l’honneur que l’entreprise respecte les critères requis pour bénéficier de la déclaration de confidentialité.

Quand ? C’est au moment du dépôt des comptes annuels que la déclaration de confidentialité doit être communiquée au Greffe du Tribunal de commerce. À réception de cette déclaration, le greffier informe les tiers de cette déclaration de confidentialité en insérant une phrase dans l’avis inséré au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).

Remise d’un certificat. Parallèlement, l’entreprise se voit remettre un certificat attestant que les comptes ont été déposés et qu’ils ne seront pas transmis aux tiers.