Formalités de création d'entreprise : que devez-vous faire ?

Formalités administratives : pourquoi et comment ?

Déclarer et immatriculer votre entreprise. Pour créer votre entreprise, il vous faut procéder à son immatriculation et à sa déclaration auprès de différents organismes administratifs (services des impôts et organismes sociaux notamment). Pourquoi ? Pour lui donner une véritable existence et / ou doter votre structure d’une personnalité morale.

Avant le 1^er janvier 2023, l’entrepreneur devait, en fonction de la nature de son activité, identifier son CFE (centre de formalités des entreprises) parmi 6 réseaux d’organismes possibles : 

• les chambres de commerce et d’industrie (CCI) ;
• les chambres de métiers et de l’artisanat (CMA) ;
• les greffiers des tribunaux de commerce ;
• les unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales (URSSAF) ou les caisses générales de sécurité sociale (CGSS) ;
• les chambres d’agriculture ;
• les services des impôts des entreprises (SIE).

Depuis le 1^er janvier 2023. Les CFE ont fermé et le guichet unique est devenu le seul moyen pour déposer ses formalités.

Concrètement. Le guichet unique prend la forme d’un tableau de bord où vous devez déposer toutes vos formalités. Il transmet  ensuite votre demande aux organismes compétents (l’INSEE  par exemple) et aux organismes dits « valideurs »,  à savoir : 

• les greffes pour les activités commerciales et les sociétés françaises ;  
• les chambres des métiers et d’artisanat pour les activités artisanales et de batellerie ;
• les mutualités sociales agricoles pour les activités agricoles ; 
• la Direction générale des Finances publiques pour les entreprises étrangères ;
• les unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales pour les activités libérales en nom propres. 

Une « navette ». Le guichet unique fait la « navette » entre vous et les institutions pour compléter, valider ou rejeter votre formalité de création  

Attention !  Lorsque l’activité déclarée relève d’un monopole professionnel (avocat, notaire, etc.), il faut que le dossier déposé comprenne un document justifiant de votre inscription à un ordre professionnel.
 

Au bout du compte. Une fois le processus validé, votre activité sera immatriculée :

• au registre national des entreprises (RNE) ;
• le cas échéant, dans un registre additionnel en fonction de votre activité, à savoir :
  • au registre du commerce et des société (RCS) si votre activité est commerciale ou si vous créez une société ;
  • au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) ;
  • au registre des entreprises individuelles à responsabilité limitée (RSEIRL) en cas de reprise ou de modification d’une EIRL.

Un mot sur le RNE. Depuis le 1^er janvier 2023, toutes les activités commerciales, artisanales, libérales et agricoles doivent être inscrites au RNE. Ce registre centralise un grand nombre d’informations, accessibles :

• au public, de manière gratuite, à l’exception des documents comptables couverts par une déclaration de confidentialité ;
• en intégralité, à certaines personnes autorisées par la loi (INSEE, administration fiscale, notaires, etc.).

Numéros d’identifications. Vous obtiendrez plusieurs numéros pour votre entreprise :

• un numéro SIREN, constitué de 3 groupes de 3 chiffres attribués en fonction de l’ordre d’inscription de l’entreprise (ce numéro doit figurer sur vos documents commerciaux et professionnels) ;
• un numéro SIRET qui identifie le ou les établissements de l’entreprise ;
• un code APE (activité principale exercée), issu de la nomenclature des activités françaises (NAF), attribué par l’INSEE (qui dépend de l’activité exercée par l’entreprise) ;
• un numéro d’identification à la TVA (numéro de TVA intracommunautaire) pour les entreprises assujetties à la TVA, qui devra figurer sur les factures émises par l’entreprise et sur les déclarations de TVA.

Obtenir une « carte d’identité ». Toute personne physique ou morale qui doit s’inscrire au RCS se voit attribuer, une fois les formalités effectuées, une « carte d’identité », appelée K-Bis. Ce document prouve votre immatriculation et comporte un certain nombre de mentions comme l’identité complète de l’entreprise (numéro d’immatriculation, dénomination, adresse du siège social, activité, numéro SIREN, code APE, identité des dirigeants, etc.), la référence aux autorisations nécessaires pour l’exercice d’une activité réglementée, la mention des établissements secondaires situés dans des pays de l’Union européenne, etc. 

À noter. La société reçoit un numéro Siren (qui correspond au numéro Siret mais sans indication géographique) Ce numéro est nécessaire pour s’identifier auprès des administrations. Mais c’est bien l’immatriculation au RCS qui donne la personnalité juridique à la société. 

Bon réflexe !  Pensez aussi à mentionner au RCS le nom de domaine de votre site internet car cela présente plusieurs avantages : 

• cette mention sera un élément de preuve vous permettant de justifier d’une antériorité d’usage du nom de domaine en question en lui conférant une date certaine ;
• vous certifiez auprès de vos partenaires commerciaux que ce nom de domaine vous appartient effectivement.

Combien ça coûte ? En dehors des coûts et honoraires que vous aurez à payer à vos conseils, si vous recourez à leurs services, et sans compter les éventuels frais annexes (du type dépôt de marque, prestations accessoires, formations, etc.), les formalités obligatoires sont payantes. Les coûts varient selon, notamment, la forme de votre future activité (entreprise individuelle ou société) et sa situation géographique. Il faut tenir compte de coûts d’immatriculation, de coûts de publication et d’insertion dans un journal d’annonces légales ou un service de presse en ligne habilité à publier des annonces légales, etc. Prévoyez un budget pour faire face à ces dépenses obligatoires (en moyenne entre 50 € à 70 € pour une entreprise individuelle commerciale, 180 € à 200 € pour une entreprise artisanale et 400 € à 450 € pour une société – tarifs donnés à titre purement indicatif). 

Gratuité. Notez que le guichet unique, bien qu’il récupère le paiement des formalités, est gratuit en lui-même.

Quels  documents fournir ? Lors de la déclaration de votre activité au guichet unique, vous devrez fournir les éléments suivants :

• les nom, nom d'usage et prénoms du déclarant pour les personnes physiques, la dénomination ou la raison sociale pour les sociétés ;
• la forme juridique de l'entreprise ;
• le siège de l'entreprise, le domicile du déclarant ou l'adresse de l'établissement ;
• vos coordonnées téléphoniques et, le cas échéant, votre adresse électronique ;
• l'objet de la formalité ;
• les activités générales de l'entreprise ou de l'établissement ;
• l'existence de salariés dans l'entreprise ou dans l'établissement et, le cas échéant, leur nombre ;
• la date d'effet de l'événement objet de la formalité ;
• les date et lieu de naissance des déclarants personnes physiques ;
• le cas échéant, leur numéro de sécurité sociale ;
• l'existence d'une activité exercée simultanément à l'activité faisant l'objet de la déclaration et, le cas échéant, la désignation de cette activité ;
• la nature de la gérance (minoritaire, majoritaire, égalitaire), lorsque l'entreprise est une société à responsabilité limitée (SARL) ;
• l'exercice ou non d'une activité professionnelle régulière du conjoint dans l'entreprise et le statut choisi par ce dernier à ce titre, ainsi que, en cas d'activité régulière, ses nom, nom d'usage, prénoms, nationalité et domicile.

Ce que le guichet unique ne fait pas…

Si vous créez une société… Vous devrez rédiger (ou faire rédiger) des statuts et, le cas échéant, l  es enregistrer auprès du service des impôts (pensez à établir un état des actes accomplis au nom de la société en formation), désigner les premiers dirigeants ou gérants, éventuellement faire appel à un commissaire aux apports dans l’hypothèse où vous faites des apports en nature, contacter la banque pour déposer les apports en numéraire sur un compte bloqué le temps de l’immatriculation de la société, etc.

Si vous domiciliez votre entreprise chez vous… Contactez, le cas échéant, votre propriétaire pour obtenir son autorisation (la location porte, en général, sur un local affecté à l’habitation : vérifiez les éventuelles conditions prévues par le bail pour être autorisé à affecter le logement, du moins en partie, à un usage professionnel) ; si votre logement est situé dans un immeuble collectif, contactez la copropriété pour obtenir, de la même manière et pour les mêmes raisons, l’autorisation de domicilier l’entreprise chez vous. 

Vos premières  déclarations fiscales. Même si le guichet unique avertit le service des impôts de la création de l’entreprise (une déclaration d’existence lui est normalement transmise), certaines formalités seront de votre ressort. Notamment, vous devrez remplir une déclaration provisoire de cotisation foncière des entreprises (n° 1447-C), avant le 31 décembre de l’année de création : cette déclaration aura pour objet de déterminer les bases d’imposition à cette cotisation, représentée par la valeur locative des locaux utilisés pour les besoins de l’activité professionnelle.

Dans tous les cas… Pensez à :

• contacter les services de l’INPI pour vous assurer que le nom de votre entreprise ou société est effectivement disponible (vérifiez que la marque n’est pas déjà déposée !) ;
• inscrire l’entreprise à une caisse de retraite pour les salariés (obligatoire) et profitez-en pour vous renseigner sur votre propre couverture et prévoyance en qualité de dirigeant d’entreprise ;
• ouvrir un compte bancaire professionnel ;
• contacter une compagnie d’assurance pour faire le point sur les assurances obligatoires et facultatives, en fonction de la nature de votre activité (pensez à couvrir votre responsabilité civile et professionnelle !) ;
• contacter les services de La Poste pour l’acheminement du courrier (pensez aussi aux ouvertures de ligne téléphonique et Internet).