Gérez vos factures impayées : la phase amiable

Prévenir les impayés : une anticipation nécessaire !

Un préalable. Voici une première règle de base que devrait respecter tout entrepreneur : pour être payé tôt, il faut facturer tôt. Plus vous tardez à facturer, et plus vous augmentez le risque d’impayé. Mais ce n’est pas la seule règle qu’il faut respecter…

Un suivi. Une fois votre facture faite et envoyée au client, assurez un suivi du règlement. Ce suivi vous permettra, non seulement, de détecter les éventuelles défaillances de vos clients, mais aussi d’évaluer le « risque clients » en vous apportant une bonne connaissance de leurs habitudes. Vous saurez que tel client est plutôt négligent : il paie ses factures, mais toujours avec retard… Vous saurez que tel client paie toujours ses factures à 60 jours…, etc.

Une analyse. Toutes les entreprises sont un jour confrontées à un problème de paiement client : vous n’échapperez donc pas à cette problématique. Face à un ou des impayés, il faut procéder avec méthode et discernement. N’envoyez pas tout de suite l’artillerie lourde : demandez-vous ce qui peut motiver un impayé. Vous n’aurez pas le même comportement face à un client de bonne volonté, mais qui connaît des difficultés passagères, par rapport à un client resquilleur de particulière mauvaise foi.

Gérer les impayés : une réaction impérative !

Une réaction. Appelez votre client pour faire le point sur le suivi du règlement de vos factures. C’est un préalable nécessaire qui vous permettra de prendre le pouls de la situation (oubli, négligence, …) qui, bien souvent, permet de débloquer rapidement la situation.

Communiquez ! Le problème de la facture impayée ne doit pas être cantonné au seul service comptable et/ou facturation. Communiquez avec vos collaborateurs (notamment vos commerciaux) qui sont en charge du client sur la difficulté que l’entreprise connaît dans le recouvrement de ses factures impayées, de manière à ce qu’eux-mêmes puissent agir, le cas échéant.

Agir vite. Une facture impayée peut aussi être le signe avant-coureur de difficultés financières de votre client ou d’un litige à venir. Plus vous serez informé tôt de la situation, plus vite vous pourrez réagir. La capacité de réaction de l’entreprise dépend aussi de sa capacité à supporter l’attente, notamment en termes financiers (votre trésorerie est-elle suffisante ?), mais, dans tous les cas, ne laissez pas perdurer une situation d’impayé, au risque de perdre définitivement votre créance… Il vaut parfois mieux négocier un délai de paiement avec un client en difficultés financières plutôt que d’attendre une mise en liquidation qui sera, bien souvent, synonyme pour vous de perte sèche.

Attention. Entre professionnels, le délai de prescription est de 5 ans : au-delà de ce délai, un professionnel ne pourra plus obtenir le paiement de sa facture (sauf si, entre temps, il a engagé une action qui interrompt ce délai de prescription, du type injonction de payer ou saisine d’un juge par exemple). Et vis-à-vis d’un particulier, le délai est ramené à 2 ans : ce délai réduit s’applique à tous professionnels qui contractent avec un particulier (avocat, expert-comptable, architecte, commerçant, artisan…).

À noter. L’action d’un professionnel contre un particulier est de 2 ans et ce peu importe la nature du bien fourni : il n’y a pas de distinction à effectuer entre les biens meubles (tables, chaises, voitures, etc.) et les immeubles. Dès lors, l’action d’une société immobilière intervenant après 3 ans est tardive.

Lettre recommandée avec AR. Sachez que l’envoi d’une lettre recommandée avec AR n’interrompt pas le délai de prescription.

Passer à la vitesse supérieure ? Il faut trouver un juste équilibre entre votre volonté de préserver votre trésorerie en obtenant un paiement rapide de vos factures et le souci bien légitime de maintenir de bonnes relations commerciales avec vos clients. Mais si vous faites face à une réelle difficulté, la priorité sera d’assurer un recouvrement efficace de vos créances. Voilà pourquoi une première relance amiable infructueuse devra être suivie de relances plus coercitives. Vous vous trouvez, à ce stade, dans une phase de recouvrement amiable, et votre client va perdre peu à peu son statut pour devenir un débiteur.

Avant toute chose. Constituez votre dossier : disposez-vous de toutes les pièces justificatives qui vous serviront à établir l’existence et le montant de votre créance impayée ? Réunissez les bons de commande, les bons de livraison, les devis, les procès-verbaux de réception de chantier, les factures, les relances, etc. N’oubliez pas qu’un dossier incomplet est de nature à compromettre sérieusement les chances de recouvrer les sommes dues, faute de preuves suffisantes !

Un 1er courrier. Les paroles s’envolent, les écrits restent… et sont surtout le meilleur moyen de prouver que vous avez effectué les diligences nécessaires pour relancer votre client et assurer le recouvrement de votre créance. Si une première relance téléphonique n’est pas suivie d’effets, envoyez un courrier de relance, sous pli recommandé avec accusé réception (pour lui conférer date certaine). Conservez précieusement cet accusé réception qui vous servira de preuve.

Une mise en demeure. A l’issue d’un délai de 8 à 15 jours, si votre courrier reste à nouveau sans réponse, envoyez une mise en demeure de payer la ou les créances dues dans les 8 jours. Vous pouvez également demander le paiement des pénalités de retard et du forfait de recouvrement de 40 € (ou pour un montant supérieur à condition de justifier des frais réels de recouvrement). Précisez dans votre courrier de mise en demeure qu’un défaut de paiement de la part du client entraînera la saisine de la juridiction compétente pour permettre un recouvrement judiciaire des sommes réclamées.

Par la suite… Si toutes ces relances et mises en demeures s’avèrent infructueuses, la dernière étape passera très certainement par une phase de recouvrement judiciaire.

     =>  Pour en savoir plus, consultez notre fiche « Recouvrement simplifiée des petites créances : comment ça marche ? »

Conseil. Si on doit retenir une règle importante, ce serait celle-ci : le temps joue contre vous ! Plus vous avancez dans le temps, plus les relations avec votre débiteur auront tendance à se détériorer, les contacts deviennent sporadiques, vous pouvez même perdre la trace de votre client… Même si vous confiez la gestion du recouvrement de vos créances à une société spécialisée, la gestion du temps a également son importance : votre prestataire devra, dans un laps de temps le plus court possible, retrouver votre client, rétablir le contact et le dialogue et mettre en place un plan d’apurement de la dette. Voilà pourquoi il ne faut pas attendre, face à une situation d’impayé…

À noter. Si pour montrer sa bonne foi, votre client vous envoie un chèque alors qu’il est débiteur de plusieurs dettes, voici comment vous devez imputer le paiement depuis le 1er octobre 2016. Par principe, vous devez imputer le chèque sur la dette que vous a indiqué votre client. A défaut d’indication, vous devez imputer le chèque sur les dettes échues. Si plusieurs dettes sont échues, imputez sur la dette que votre débiteur a le plus d’intérêt à acquitter. En cas d’égalité d’intérêt entre des dettes échues, imputez sur la dette la plus ancienne.