Licenciement pour motif personnel : la notification du licenciement

Notification du licenciement : respectez les délais !

Un minimum de 2 jours ouvrables. Vous ne pouvez pas envoyer votre lettre de licenciement au salarié concerné avant d’avoir respecté un délai minimum de 2 jours ouvrables (si l’expiration de ce délai tombe un samedi, dimanche ou jour férié, le délai est prorogé jusqu’au 1er jour ouvrable suivant). Il s’agit du délai de réflexion qui est imposé à l’employeur comme au salarié à la suite de l’entretien préalable. Si ce délai n’est pas respecté, le licenciement serait affecté d’un vice de forme : la sanction serait alors, pour l’employeur, le versement d’une indemnité en réparation du préjudice subi par le salarié.

Et un maximum ? Non, sauf en cas de licenciement pour faute. En présence d’un licenciement disciplinaire, vous êtes, en effet, tenu de notifier le licenciement dans le délai d’un mois à compter de la date de l’entretien préalable : à défaut, le licenciement serait dépourvu de cause réelle et sérieuse. Le défaut d’acheminement du courrier de notification par les services postaux ne prive, toutefois, pas le licenciement de cause réelle et sérieuse si l’employeur a adressé le courrier à l’adresse exacte du salarié dans ce délai d’un mois.

Attention ! Relisez la convention collective applicable à votre entreprise : il arrive que des conventions collectives imposent des délais plus courts pour notifier un licenciement.

A ce sujet… Si vous envisagez de licencier un salarié pour faute grave, ne tardez pas à agir. La faute grave se caractérisant par l’impossibilité de maintenir le salarié dans l’entreprise, retenir ce qualificatif suppose de se séparer rapidement du salarié en question. Ne faites pas comme cet employeur qui s’est retrouvé sanctionné par les juges : il a convoqué en entretien préalable un salarié en vue de son licenciement pour faute grave, due à un manquement du salarié à une obligation de sécurité et a laissé s’écouler un délai d’un mois entre les faits fautifs et la notification du licenciement. Les juges ont ici estimé que le licenciement était injustifié : laisser le salarié continuer d’exercer ses fonctions pendant un délai d’un mois tout en alléguant une faute grave est incompatible.

Une mésaventure à éviter… Un employeur envisage le licenciement d’un salarié pour faute et le convoque à un entretien préalable : le salarié ne se présente pas à cet entretien. Parce qu’il a estimé que la présence du salarié à l’entretien préalable était essentielle, l’employeur décide de reporter l’entretien préalable, en l’espèce après les congés d’été pour cause de fermeture estivale de l’entreprise. Cette fois-ci, le salarié s’y rend et, quelques jours plus tard, l’employeur lui notifie son licenciement. Le salarié conteste ce licenciement, estimant que le délai d’un mois imposé à l’employeur pour le notifier n’a pas été respecté. Et le juge lui a donné raison : il a estimé ici que le délai d’un mois courrait à compter de la date initialement fixée pour l’entretien préalable, et non pas à compter du second entretien. La notification a été jugée trop tardive, et le jugement dépourvu de cause réelle et sérieuse. Dans cette affaire, l’employeur n’a pas été récompensé : il aurait dû, comme il en avait le droit, poursuivre la procédure et prononcer le licenciement, en faisant fi de l’absence de son salarié à l’entretien préalable, pourtant institué dans son intérêt !

Encore un exemple. Un employeur a convoqué une salariée à un entretien préalable, mais n’a pas prononcé de sanction à la suite de cet entretien. 1 mois et demi après, il la convoque à un nouvel entretien pour les mêmes faits et la licencie. A tort, d’après le juge : ayant renoncé à sanctionner ces faits, il ne pouvait reprendre une procédure de licenciement plus d’un mois après le 1er entretien préalable.

Cas de l’enquête réalisée après l’entretien préalable… Le juge a déjà eu l’occasion de confirmer la validité d’un licenciement pour faute prononcé plus d’un mois après le 1er entretien préalable mais moins d’un mois après le 2ème, dans la seule hypothèse où le 2nd entretien était justifié par la réalisation d’une enquête qui permettait de tenir compte des observations du salarié émises lors du 1er entretien et avait, par ailleurs, révélé d’autres faits fautifs.

Cas du conseil de discipline. Lorsqu’une convention collective impose de soumettre la proposition de sanction à un organisme disciplinaire, l’employeur doit saisir ce dernier avant l’expiration du délai d’un mois. Après avis du conseil de discipline (ou après que le salarié ait exercé un recours interne contre la sanction), l’employeur dispose à nouveau d’un délai d’un mois pour notifier au salarié sa sanction.

Cas d’un ancien salarié protégé. Dans le cas où l’employeur solliciterait l’autorisation de l’inspecteur du travail en raison de la protection spécifique attachée au représentant du personnel, il a déjà été jugé que le délai d’un mois court à compter de la notification de la décision de l’inspecteur du travail, et même s’il se déclare incompétent au motif que le salarié n’est plus protégé.

Notification du licenciement : la forme…

Ménagez-vous des preuves ! Vous devez notifier au salarié votre décision de procéder à son licenciement. Nul besoin d’insister sur le fait que cette notification doit être faite par écrit, et envoyée au salarié pour lettre recommandée avec accusé réception pour donner date certaine à cette notification. Il est essentiel d’être en mesure d’établir que le salarié a effectivement eu connaissance de la lettre de licenciement, la notification de ce licenciement pouvant être apportée par tous moyens.

Un peu de souplesse ? Les juges ont tendance à considérer que l’envoi de la lettre de licenciement en recommandé avec avis de réception n’est qu’un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de notification du licenciement. C’est pourquoi ils ont admis que la remise de la lettre de licenciement au salarié, à son domicile, par un tiers (en l’occurrence, le conseiller ayant assisté le salarié pendant l’entretien préalable, dans cette affaire) ne prive pas le licenciement de cause réelle et sérieuse, même si cette notification était, en l’espèce, irrégulière.

Attention toutefois ! La notification du licenciement par lettre remise en main propre contre signature ne vaut pas notification par lettre recommandée avec AR : la transaction conclue après la notification d’un licenciement par lettre remise en main propre contre signature est nulle.

A noter. A un salarié qui a prétendu que le pli ne contenait pas la lettre de licenciement, alors qu’il a accusé réception du courrier, le juge a répondu qu’il lui appartenait de prouver que le pli était vide.

De la rigueur ! Faites attention au libellé de l’adresse du salarié : si le formulaire du recommandé avec AR mentionne une adresse erronée, la notification du licenciement ne sera pas valable. Il risque donc d’être considéré sans cause réelle et sérieuse, même si l’enveloppe contenant la lettre est, quant à elle, exactement libellée.

Une date importante… C’est en effet au jour de l’envoi de la lettre notifiant le licenciement que la date de rupture du contrat de travail est effective. Notez toutefois que c’est la date de présentation de la lettre recommandée qui marque le point de départ du préavis (sauf dispositions conventionnelles contraires – consultez votre convention collective à ce sujet).

L’enjeu. La date à laquelle la notification (écrite) du licenciement marque la rupture du contrat de travail, bien qu’un préavis puisse s’imposer. C’est pourquoi, l’annonce de son licenciement par téléphone, le jour où l’employeur a envoyé la lettre recommandée avec AR, ne constitue pas nécessairement un licenciement verbal.

Notification du licenciement : le fond…

Un élément fondamental de votre dossier… Et pour cause : en cas de litige, les juges s’appuieront sur le contenu de la lettre de licenciement pour apprécier les conditions et circonstances du licenciement.

Un contenu précis. Vous aurez soin d’indiquer, clairement et sans équivoque, votre décision de licencier le salarié concerné en précisant le ou les motifs retenus de rupture du contrat de travail. Cette motivation est véritablement très importante parce qu’en cas de contestation du licenciement, le juge fondera sa décision sur le contenu de la lettre : vous ne pourrez pas invoquer devant le juge d’autres motifs que ceux indiqués dans la lettre notifiant le licenciement au salarié.

Motifs et qualification des faits. En matière de licenciement disciplinaire, si la lettre de licenciement doit mentionner les griefs retenus contre le salarié et les conséquences sur le contrat de travail, il appartient au juge de qualifier les faits invoqués. Ainsi, par exemple, le juge devra vérifier si les manquements invoqués relèvent d’un manquement à l’obligation de loyauté du salarié à l’égard de son employeur.

Des modèles de courrier pour vous aider. Afin de sécuriser vos licenciements, vous pouvez utiliser les modèles de lettres établis par le Gouvernement. Vous devez alors choisir le modèle adapté au motif du licenciement concerné.

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre de licenciement pour motif personnel disciplinaire

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre de licenciement pour motif personnel non disciplinaire

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre de licenciement pour inaptitude d’origine professionnelle

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre de licenciement pour inaptitude d’origine non-professionnelle

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre de licenciement pour motif économique individuel

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre de licenciement pour motif économique (2 à 9 salariés)

     =>  Consultez le modèle-type de la lettre de licenciement pour motif économique (10 salariés et plus)

Salarié ayant fait l’objet de plusieurs sanctions. Lorsqu’un salarié a fait l’objet de plusieurs sanctions, vous pouvez les évoquer dans la lettre de licenciement ; peu importe alors que les avertissements aient sanctionné des faits de nature différente.

Des sanctions. L’absence de motifs (ou des motifs imprécis) rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse. Pour les licenciements prononcés depuis le 18 décembre 2017, l’insuffisance de motif, quant à elle, ne prive pas le licenciement de cause réelle et sérieuse mais ouvre droit à une indemnité, au profit du salarié, égale à un mois de salaire maximum.

Quelques conseils… Un rappel de la procédure suivie peut être envisagé (indiquez la date de l’entretien préalable par exemple). De même, quelques mots sur le poste occupé par le salarié ainsi que ses principales missions peuvent permettre d’éclairer les motifs retenus pour le licenciement.

Attention ! Un motif précis de licenciement doit être matériellement vérifiable. Par exemple, une lettre de licenciement qui reproche un « comportement irresponsable » du salarié ou « la manière dont il mène ses fonctions », est imprécise car les éléments reprochés ne constituent pas un motif matériellement vérifiable.

Des précisions correctives possibles. Pour les licenciements prononcés depuis le 18 décembre 2017, il est possible de préciser les motifs énoncés dans votre lettre de licenciement, après qu’elle ait été notifiée au salarié :

• soit, à la demande du salarié : il doit, dans ce cas, vous adresser une lettre recommandée avec AR ou vous remettre sa lettre en main propre contre décharge dans les 15 jours suivant la notification de son licenciement ; vous n’êtes pas obligé de répondre mais si vous le souhaitez, vous devrez utiliser les mêmes formes (lettre recommandée avec AR ou remise contre décharge) et le même délai (15 jours à compter de la réception de la demande du salarié) ;
• soit de votre propre initiative : vous disposez, dans ce cas, d’un délai de 15 jours à compter de la notification du licenciement, pour en préciser les motifs, par lettre recommandée avec AR ou remise contre décharge.

Pensez aussi… D’autres mentions doivent, le cas échéant, être reprises dans la lettre de licenciement. Ainsi :

• si vous envisagez de renoncer à l’application de la clause de non-concurrence, mentionnez-le dans la lettre ;
• en ce qui concerne le préavis, indiquez la durée de celui-ci ou, si vous envisagez de dispenser votre salarié de l’effectuer, mentionnez expressément cette dispense ;
• si le salarié bénéficie d’heures au titre du compte personnel de formation (CPF), vous devez indiquer dans la lettre les droits dont il est titulaire et la possibilité qui lui offerte de demander, jusqu’à l’expiration du préavis, exécuté ou non, à bénéficier d’une action de bilan de compétences, de validation des acquis de l’expérience ou de formation (cette information est obligatoire même en cas d’inexécution du préavis en raison de la maladie du salarié, ou encore d’inaptitude du salarié).

A signer ! La lettre doit être signée par l’employeur ou un représentant dûment mandaté à ce titre. Un défaut de signature est une cause d’irrégularité de la procédure susceptible d’entraîner un préjudice que l’employeur pourra être amené à indemniser.

Qui signe ? Par principe, c’est l’employeur ou son représentant qui doit signer la lettre de licenciement. Attention toutefois : son représentant ne peut pas être extérieur à l’entreprise (ni avocat, ni expert-comptable), sous peine que le licenciement soit considéré sans cause réelle et sérieuse.

Une délégation de pouvoir ? Aucune disposition ne vous impose de formaliser une délégation du pouvoir de licencier par écrit : cela signifie donc que cette délégation peut découler des fonctions mêmes de votre collaborateur. Un directeur général délégué, un responsable des ressources humaines, etc., peuvent donc être tacitement investis de cette mission. Cela étant, il est tout de même préférable de procéder par écrit pour déléguer ce pouvoir.

Exemple dans un groupe de sociétés. Le licenciement du directeur général d’une filiale prononcé par le directeur général (DG) de la société mère a été validé. Si ce dernier ne disposait pas d’une délégation de pouvoir écrite de la filiale, les juges ont reconnu que la délégation de pouvoir n’était pas nécessairement écrite. Par ailleurs, les juges ont noté que le DG de la société mère supervisait directement les activités du DG de la filiale, de sorte qu’il ne pouvait pas être considéré comme un tiers au contrat de travail de ce dernier (c’est l’argument que soulevait le DG de la filiale pour réclamer l’invalidation de son licenciement, mais en vain).

Attention ! Une signature illisible et une mention « le responsable » qui ne nomme pas la personne ne permettent pas de vérifier que l’auteur du courrier avait le pouvoir de licencier. Il a déjà été jugé qu’un licenciement prononcé sans que l’on puisse identifier l’auteur de la notification est sans cause réelle et sérieuse.

Pour l’anecdote… Un responsable des ressources humaines avait signé la lettre de licenciement ; or, le règlement intérieur prévoyait que seul l’employeur pouvait prononcer un licenciement. Le signataire de la lettre de licenciement n’ayant pas le pouvoir de licencier en vertu du règlement intérieur dans cette affaire, le licenciement a été jugé sans cause réelle et sérieuse. Un exemple riche d’enseignements qui confirme qu’il faut faire attention dans ce domaine et s’assurer que le signataire de la lettre de licenciement est effectivement habilité à agir.

Pour l’anecdote (bis)... Dans un groupe de sociétés, le fait que le courrier de notification du licenciement d’un salarié soit à l’en-tête de la société-mère, alors que le salarié est employé par une filiale est sans importance, pour autant que le signataire du courrier soit bien le représentant légal de cette filiale, et qu’il a effectivement conduit la procédure de licenciement.

Une rétractation possible ? Si vous avez un peu trop hâtivement prononcé le licenciement d’un salarié, il est possible de vous rétracter… à condition, toutefois, que le salarié accepte votre rétractation. Cette acceptation résulte d’une volonté claire et non-équivoque du salarié. Veillez donc à obtenir une preuve de cette acceptation.