Marchés publics : ce qu’il faut savoir sur le « sourcing »

Marchés publics : qu’est-ce que le « sourcing » ?

Sourcing : un terme pratico-pratique. La réglementation n’emploie pas le terme de « sourcing », et lui préfère celui de « consultations préalables du marché » ou bien « études et échanges préalables avec les opérateurs économiques ». Néanmoins, la pratique fait plus couramment usage du terme « sourcing ».

Concrètement. Le sourcing recouvre plusieurs actions de la part des acheteurs publics qui font appel à des marchés publics :

• consultations des entreprises pour vérifier si elles disposent des capacités à répondre à leurs besoins ;
• réalisations d’études de marché ;
• sollicitations des entreprises pour obtenir leur avis ;
• information des entreprises quant à leur projet et leurs exigences.

Marchés publics : l’intérêt du sourcing

Pour les acheteurs publics, le sourcing permet de formuler plus précisément ses besoins. Plus concrètement, cette pratique permet :

• de repérer les acteurs du marché, de connaître leurs orientations futures ainsi que les innovations à venir ;
• de vérifier si les entreprises ont la capacité de répondre à leur besoin ;
• de vendre leur projet dans le but de favoriser la concurrence ;
• de préparer la rédaction des pièces de marché (choix de la procédure, allotissement, critères, etc.) ;
• d’anticiper les risques d’infructuosité, les coûts, ainsi que les difficultés liées à l’exécution du marché.

Pour les entreprises, le sourcing est l’occasion de repérer un potentiel client et de présenter leurs produits ou services. À l’issue de cette consultation, les entreprises pourront éventuellement :

• faire évoluer leur gamme de produits ou de services en fonction de la demande exprimée par les acheteurs publics lors des échanges ;
• mieux connaître l’organisation des marchés publics ainsi que le fonctionnement d’une entité publique.

Marchés publics : l’organisation du sourcing

Une organisation non prévue par la réglementation des marchés publics. Le sourcing est une pratique qui nécessite de prendre des précautions afin de protéger les entreprises de toute atteinte aux principes fondamentaux de la commande publique. En effet, le sourcing ne doit pas restreindre l’accès des entreprises à la commande publique : les entreprises doivent être traitées de manière égale, et cette phase de consultations préalables doit être effectuée de manière transparente.

Choisir des entreprises de différentes tailles. Les acheteurs publics peuvent être encouragés à étendre cette phase de consultations à un large panel d’entreprises afin de ne pas exclure des entreprises qui pourraient répondre au besoin. Ce panel peut par exemple inclure entre 5 et 10 entreprises de taille différente.

Élaborer un questionnaire afin de cadrer les échanges. Les entreprises peuvent s’attendre à devoir répondre à un questionnaire élaboré par l’acheteur public afin de cadrer les échanges. Les questions peuvent porter sur l’organisation de l’entreprise, les effectifs, le chiffre d’affaires, le périmètre d’activité, les coûts, les délais de production, les capacités techniques, etc.

En amont des questions, il peut être prévu par l’acheteur une présentation du projet d’achat. Ce texte devra fournir des informations générales sur le besoin, les quantités et les montants estimés, le calendrier, la durée du marché, etc.

À l’issue de la phase d’échanges, les réponses à ce questionnaire pourront être exploitées par les acheteurs dans la phase de rédaction de leurs pièces administratives et techniques de marché. Le but de ces questions est d’élaborer des pièces en cohérence avec la réalité du marché.

À titre d’exemples, les questions peuvent permettre de ne pas imposer, dans les critères de jugement des candidatures, un chiffre d’affaires minimum qui soit trop élevé au regard de la taille des entreprises sur le marché ; ou encore, les questions peuvent permettre d’éviter d’élaborer des critères de jugement des offres trop exigeants au regard des capacités techniques réelles des entreprises sur le marché.

Limiter les échanges au questionnaire. Les entreprises doivent bénéficier d’un niveau d’information égal afin de n’être ni avantagées, ni désavantagées durant cette phase de consultation. Le risque est important, c’est pourquoi il est préconisé, du côté des acheteurs, de suivre à la lettre le questionnaire afin de ne pas laisser échapper des informations, soit confidentielles (côté acheteur ou côté entreprise), soit qui n’auraient pas été transmises aux autres entreprises consultées lors de cette phase de sourcing ou à celles candidates à la procédure de passation des marchés.

Limiter les échanges dans le temps. Il est nécessaire de prévoir un temps imparti qui soit le même pour toutes les entreprises.

Orienter les échanges sur le besoin exprimé par l’acheteur. Il est attendu de l’entreprise non pas une présentation de son offre commerciale classique, mais des réponses aux problématiques posées par l’acheteur concernant son besoin. L’acheteur peut donc être amené à réorienter les échanges si ces derniers dérivent des questions posées.