Optimisez votre facturation… et vos encaissements !

Appréhendez la notion de risque paiement

Un constat. La maîtrise de la facturation et des délais de paiement sont des points essentiels de la gestion de votre entreprise : la bonne santé de votre trésorerie dépendra de votre capacité à recouvrer efficacement et rapidement vos créances.

Une analyse impérative. Cela peut vous sembler paradoxal, mais toutes les factures ne seront pas à traiter de la même façon : vous devez faire une distinction en fonction des modalités de paiement qui ont été prévues. De cette analyse dépendra le degré de risque qui pèse sur le paiement de vos factures.

Exemple. Un paiement, même différé, mais dont vous êtes assuré du recouvrement (parce que vous êtes déjà en possession des moyens de paiement, par exemple, comme des chèques émis par votre client à remettre à l’encaissement selon un échéancier négocié) sera beaucoup plus sûr qu’un paiement dont le recouvrement dépendra uniquement du bon vouloir de votre client.

Classer ! Il faut donc classer vos factures en fonction du risque qu’elles représentent. Vous pouvez, par exemple, différencier vos factures selon leur mode recouvrement : par prélèvement, paiement différé, en plusieurs fois avec chèques en main, selon un paiement échelonné établi en fonction d’un calendrier négocié (paiement en début de chaque mois par exemple), etc.

Une vigilance impérative. Vous l’aurez compris, selon les modalités de paiement prévues, négociées et mises en place avec vos clients, le « risque paiement » ne sera pas le même. Votre attention ne sera pas la même selon que votre client règle le paiement de votre facture par prélèvement automatique à l’échéance ou que votre client a pris l’habitude de régler par chèque avec 1, 2 voire 3 mois de retard. Vous devrez donc apporter une vigilance adaptée au niveau du risque accepté, l’objectif étant d’être en mesure de réagir de manière appropriée, en temps et en heure, dès qu’une difficulté est détectée.

La rentabilité, le maître mot. N’oubliez pas, non plus, que l’acceptation du risque s’apprécie également à l’aune de votre rentabilité : il vaut parfois mieux ne pas mobiliser trop de temps et d’énergie face à une créance d’un faible montant dont la probabilité de recouvrement est très faible (compte tenu des difficultés financières du client par exemple). Cela suppose toutefois d’être en mesure d’assurer une gestion efficace du « poste client ».

Assurez un suivi précis de votre facturation : la gestion du « poste client »

Gérez votre poste client ! La gestion du poste client est un point clé de votre gestion d’entreprise : n’oubliez pas que la facturation, et les délais de paiement qui en découlent, sont des éléments essentiels qui conditionnent votre besoin en fonds de roulement, et donc votre capacité à faire face à vos propres échéances. Gérer le poste client suppose d’assurer un suivi précis de votre facturation, mais aussi et surtout un suivi précis des promesses de règlement, soit en montant, soit en date, ce qui vous permettra de connaître le profil de vos clients : si certains clients ont l’habitude de régler à 45 jours fin de mois, vous avez détecté que d’autres prenaient beaucoup plus de liberté dans le délai de règlement de vos factures.

Concrètement. Soit vous mettez en place un « suivi maison » en pointant votre facturation et les encaissements et en détectant les retards de paiement, soit vous faites l’acquisition d’un logiciel de facturation qui pourra générer des alertes en fonction des dates de règlement arrivées à échéance. Ce suivi vous permettra d’optimiser le règlement de vos clients et vous évitera d’avoir à porter l’encours qu’ils vous doivent en frais bancaires (qu’il s’agisse d’autorisation de découvert, de ligne de crédit, etc.).

Pour cela… Pointez régulièrement le paiement de vos factures pour visualiser le plus vite possible les clients en retard de règlement, faites des relances amiables, téléphoniques dans un 1^er temps, par écrit dans un 2^nd temps. À ce stade, votre client s’appelle toujours un client, dans le cycle de relation clientèle, et les éventuels retards de paiement ne sont potentiellement qu’un oubli ou un simple différé qui doit pouvoir se régler dans un bref délai.

Du « client » au « débiteur »… Ce n’est qu’après plusieurs relances infructueuses que votre client devient, dans le cycle de relation clientèle, un débiteur : nous passons alors dans la phase de gestion des impayés, ce qui nécessite de mettre en œuvre des techniques de recouvrement. Une bonne gestion de votre poste client vous permettra de détecter au plus tôt des difficultés de paiement : plus tôt le défaut de paiement sera connu, plus efficace sera votre capacité de réaction et plus sûres seront vos chances de recouvrer votre créance.