Louer un logement : quels justificatifs pouvez-vous demander au locataire et à la caution ?

Liste des documents que vous pouvez demander au locataire

Liste limitative. La Loi ALUR impose une liste limitative de pièces que le bailleur peut demander au candidat locataire lors de la mise en location d’un logement nu ou meublé. 

Voici le détail. Les pièces justificatives qu’il est possible d’exiger de chacun des candidats à une location sont regroupées en 4 catégories.

Justification de l’identité. Vous pouvez demander une pièce justificative d'identité en cours de validité, comportant la photographie du titulaire parmi les documents suivants :

• carte nationale d'identité française ou étrangère ;
• passeport français ou étranger ;
• permis de conduire français ou étranger ;
• document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger, notamment, carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d'un État membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Justification de domicile. Vous pouvez demander une seule pièce justificative de domicile parmi les documents suivants :

• 3 dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ;
• attestation d'élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé ;
• en cas d’hébergement chez quelqu’un, attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile ;
• dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.

Justification d’une activité professionnelle. Vous pouvez demander un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles parmi les documents suivants :

• contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonction envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai ;
• extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés (RCS) de moins de 3 mois pour une entreprise commerciale ;
• fiche d'immatriculation au registre des entreprises de moins de 3 mois pour une entreprise du secteur des métiers de l'artisanat ;
• copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant ;
• copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
• toute pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels ;
• carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours.

Justification des ressources. Vous pouvez demander un ou plusieurs documents attestant des ressources parmi les documents suivants :

• dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n'a pas été imposé en France mais dans un autre État ou territoire, le dernier ou avant-dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans cet État ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l'administration fiscale de cet État ou territoire ;
• 3 derniers bulletins de salaires ;
• justificatif de versement des indemnités de stage ;
• 2 derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivrée par un comptable pour les professions non salariées ;
• justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur ;
• attestation de simulation établie par l'organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement ;
• avis d'attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
• titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
• justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Vérification de la solvabilité du candidat à la location. Les documents de justification des ressources doivent vous permettre de vérifier la solvabilité du candidat à location. Pour mémoire, un agent immobilier est tenu, dès lors qu’il négocie une opération locative et quelle que soit l’étendue de sa mission, de s’assurer de la solvabilité des candidats à la location à l’aide de vérifications sérieuses.

Liste des documents que vous pouvez demander à la caution

Liste limitative. Au même titre que les documents demandés au locataire, la Loi ALUR impose une liste limitative de pièces que le bailleur peut demander à la personne qui se porte caution du locataire lors de la mise en location d’un logement nu ou meublé. 

Voici le détail. Les pièces justificatives qu’il est possible d’exiger des personnes qui se portent caution sont, là aussi, regroupées en 4 catégories.

Justification de l’identité. Il faut ici distinguer selon que la caution est un particulier ou une société :

• pour les cautions personnes physiques, une pièce justificative d'identité en cours de validité, comportant la photographie du titulaire parmi les documents suivants :
  • carte nationale d'identité française ou étrangère ;
  • passeport français ou étranger.
  • permis de conduire français ou étranger ;
• pour les cautions personnes morales les 2 justificatifs suivants :
  • extrait K bis original de moins de 3 mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l'existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l'adresse de l'organisme ainsi que la preuve qu'une déclaration a été effectuée auprès d'une administration, une juridiction ou un organisme professionnel ;
  • justificatif d'identité du représentant de la personne morale figurant sur l'extrait K bis ou les statuts.

Justification de domicile. Vous pouvez demander une seule pièce justificative de domicile parmi les documents suivants :

• dernière quittance de loyer ;
• facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de 3 mois ;
• attestation d'assurance logement de moins de 3 mois ;
• dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.

Justification d’une activité professionnelle. Vous pouvez demander un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles parmi les documents suivants :

• contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonction envisagée et le cas échéant la durée de la période d'essai ;
• extrait K ou K bis du Registre du Commerce et des Sociétés datant de moins de 3 mois pour une entreprise commerciale ;
• fiche d'immatriculation au registre des entreprises de moins de 3 mois pour une entreprise du secteur des métiers de l'artisanat ;
• copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant ;
• copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
• toute pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels.

Justification des ressources. Vous pouvez demander un ou plusieurs documents attestant des ressources parmi les documents suivants :

• dernier avis d'imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n'a pas été imposé en France mais dans un autre Etat ou territoire, dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans cet Etat ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l'administration fiscale de cet Etat ou territoire ;
• titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
• 3 derniers bulletins de salaires ;
• 2 derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivrée par un comptable pour les professions non salariées ;
• justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur ;
• justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Si vous réclamez d’autres documents que ceux prévus

Réclamation de documents interdits = amende ! Lorsque des documents sont réclamés au candidat à la location ou à la caution, alors qu’ils ne sont pas communicables (parce que non prévus par la réglementation), le Préfet peut sanctionner le bailleur ou l’agent immobilier fautif au paiement d’une amende qui ne peut pas excéder 3 000 € pour un particulier et 15 000 € pour une société.

Selon quelle procédure ? Pour prononcer cette amende, le Préfet doit respecter la procédure suivante : il doit tout d’abord notifier au bailleur ou à l’agent immobilier son intention de prononcer une amende. Une fois la notification reçue, un délai de 2 mois débute durant lequel le bailleur (ou l’agent immobilier) peut présenter des observations sur les manquements reprochés. Ce n’est à l’issue de ce délai de 2 mois que le Préfet peut décider de sanctionner ou non le bailleur (ou l’agent immobilier) au paiement d’une amende.