Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu : mode d’emploi pour l’entreprise

Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu : quel schéma ?

En pratique. Voici comment fonctionne le prélèvement à la source (PAS) :

• pour les revenus salariaux, l’impôt est collecté par l’entreprise (l’impôt sur les revenus de remplacement du type pensions de retraite ou allocations de chômage est collecté par les organismes sociaux concernés) ;
• le taux du prélèvement est calculé et communiqué par l’administration fiscale, pour chaque salarié et bénéficiaire des revenus ;
• l’administration fiscale reste seule et unique destinataire des informations fiscales contenues dans les déclarations de revenus qui sont maintenues.

Une déclaration mensuelle. Tous les mois, l’entreprise doit déclarer à l’administration les informations relatives au PAS par l’intermédiaire de la déclaration sociale nominative (DSN) ou dans la déclaration « PASRAU » (Prélèvement à la source pour les revenus autres – indemnités journalières par exemple). La déclaration est transmise au service des impôts des entreprises dont dépend le principal établissement, le mois suivant celui du versement des sommes.

À noter. Cette déclaration mensuelle doit être déposée, même lorsque l’entreprise n’a versé aucune somme, ni accordé aucun avantage, au cours du mois qui précède. L’obligation déclarative ne prend fin qu’à partir du moment où l’entreprise signale à l’administration sa radiation ou sa cessation d’activité.

Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu : pour quels revenus ?

Une distinction à faire. Tous les revenus perçus par les salariés et assimilés ne sont pas automatiquement prélevés à la source. Seuls les revenus non exceptionnels sont soumis à ce prélèvement, à savoir :

• les salaires et revenus des dirigeants, sauf exceptions (par exemple, les revenus des gérants majoritaires de SARL soumise à l’IS font l’objet d’un versement d’acompte et ne sont donc pas prélevés à la source) ;
• les pensions de retraites ;
• les indemnités journalières de Sécurité Sociale ;
• les allocations chômage et de préretraite ;
• les rentes viagères à titre gratuit.

Les revenus « non prélevés ». Ne sont notamment pas concernés par le prélèvement à la source :

• les revenus de capitaux mobiliers ;
• les plus-values mobilières et immobilières.
• les plus-values liées à la vente de titres de sociétés ;
• les revenus soumis au système du quotient (revenus exceptionnels ou différés) ;
• les salaires de source française imposables en France et versés :
  • par un débiteur (généralement un employeur) établi hors de France, dans un Etat membre de l’Union européenne ou dans un autre Etat ou territoire (qui n’est pas « non coopératif ») ayant conclu avec la France une convention d’assistance administrative en vue de lutter contre la fraude et l’évasion fiscales, ainsi qu’une convention d’assistance mutuelle en matière de recouvrement ;
  • à des salariés qui ne sont pas à la charge d’un régime obligatoire français de sécurité sociale pour les périodes au titre desquelles les revenus sont versés, ou à des travailleurs frontaliers résidant en France et soumis, en principe, à la législation suisse de sécurité sociale mais qui ont opté pour le régime obligatoire français de sécurité sociale ;
• etc.

     =>  Consultez la grille des taux neutres

À noter. En aucun cas un salarié ne peut demander à son employeur à ce que lui soit appliqué un taux différent de celui communiqué via la DSN. S’il souhaite modifier son taux de prélèvement, il doit s’adresser directement à l’administration fiscale.

Un reversement de l’IR à l’administration. Le reversement de la retenue est effectué :

• soit le mois suivant celui au titre duquel a lieu le prélèvement,
• soit le mois du prélèvement si la paie est versée postérieurement à la période d’emploi,
• soit, pour les entreprises de moins de 11 salariés, sur option, le mois suivant le trimestre au cour duquel ont eu lieu les prélèvements.

Une précision. Les dispositifs TESE, CEA et TFE se chargent d’assurer le prélèvement à la source pour les employeurs qui y ont recours.

Attention ! L’entreprise est seule responsable de la collecte et du reversement de la retenue à la source. Concrètement, 2 situations peuvent se présenter :

• si l’employeur a prélevé la retenue à la source sur le salaire de ses collaborateurs, ces derniers sont considérés comme ayant payé leur impôt sur le revenu et ce, même si l’employeur ne reverse pas la somme correspondante à l’administration fiscale ;
• en revanche, si l’employeur n’a pas prélevé la retenue à la source sur le salaire de ses collaborateurs, ces derniers restent redevables de l’impôt sur le revenu dû.

Des sanctions. En cas de retard, d’insuffisance, de défaut de reversement, l’entreprise s’expose à des majorations et amendes dont le taux varie de 5 % à 80 %. Concrètement, l’amende, qui ne peut être inférieure à 250 €, est égale à :

• 5 % des retenues qui auraient dû être effectuées en cas d’omissions ou d’inexactitudes ;
• 10 % des retenues qui auraient dû être effectuées en cas de non-dépôt de la déclaration dans les délais requis ;
• 40 % des retenues qui auraient dû être effectuées en cas de non-dépôt de la déclaration dans les 30 jours d’une mise en demeure ou en cas d’omissions ou d’inexactitudes délibérées ;
• 80 % des retenues qui ont été effectuées, mais délibérément non versées et non déclarées à l’administration (des amendes pénales peuvent aussi être dues dans ce cas).

À noter. Le collecteur s’expose également à 1 500€ d’amende, en cas de retard de déclaration ou de paiement de plus d’1 mois. Si le collecteur récidive dans les 3 ans, il pourra être condamné à 3 750 € d’amende et / ou 2 ans d’emprisonnement.

Une tolérance. Jusqu’aux déclarations déposées au titre du mois de décembre 2022, l’administration se montrera tolérante. Ainsi, en cas de non-dépôt, de dépôt tardif, d’erreur ou d’omission constaté au cours de l’année 2022, le collecteur ne sera pas sanctionné pour la 1ère infraction relevée. Il recevra simplement une lettre de « tempérament ». Pour les infractions suivantes relevées en 2022 :

• l’amende de 5 % ne s’appliquera pas en cas d’erreur ou d’omission : seule une lettre de « tempérament sera envoyée » ;
• l’amende de 10 % s’applique en cas de dépôt tardif, mais son montant minimum est porté à 50 € (au lieu de 250 €).

Et si l’entreprise a des difficultés financières ? A l’occasion d’un échange avec le Gouvernement, la question s’est posée de savoir ce qui se passait lorsque l’entreprise, collectrice de l’impôt pour le compte de l’administration, rencontrait des difficultés financières. La réponse est claire : les règles restent les mêmes. L’entreprise, même si elle fait l’objet d’une procédure de sauvegarde de justice, de redressement ou de liquidation judiciaire, reste seule responsable de la collecte et du reversement de la retenue à la source.

Une obligation déclarative. L’assiette, le taux, le montant du prélèvement à la source, ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source, doivent être mentionnés sur le bulletin de paie et repris dans une attestation fiscale annuelle. De même, les avis d’impôt sur le revenu mentionneront le montant des prélèvements à la source et le nouveau taux du prélèvement à la source qui s’appliquera à compter du 1er septembre de chaque année.

À noter. Dans le cadre de la mise en œuvre du prélèvement à la source (PAS), des modalités de réclamation ont été instituées. Ainsi, elles doivent être formulées individuellement et présentées par le débiteur du PAS (l’employeur le plus souvent) ou par le bénéficiaire du revenu (le salarié ou le travailleur indépendant). Il est aussi prévu qu’elles doivent être soumises au plus tard le dernier jour du mois de février de l’année suivant celle au cours de laquelle les revenus ont été versés ou perçus. Enfin, il est précisé que ces réclamations sont présentées, instruites et jugées selon les règles applicables en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).